Combien de temps conserver factures et documents de l'entreprise

Des cartons de classeurs au fond d’un local, un disque dur qui contient « les factures de 2019 », des pièces éparpillées entre une messagerie et un dossier partagé : la plupart des petites entreprises conservent leurs documents sans trop savoir jusqu’à quand. Or garder trop peu expose en cas de contrôle ou de litige, et garder tout indéfiniment pose d’autres problèmes, notamment pour les données personnelles.

Deux délais de référence pour les factures

Pour les factures et les pièces comptables, deux textes se superposent.

En pratique, la durée la plus longue l’emporte : on conserve les factures d’achat et de vente pendant 10 ans. Le délai fiscal de 6 ans fixe la période pendant laquelle l’administration peut demander à consulter les documents ; le délai commercial de 10 ans s’applique à l’ensemble des pièces comptables.

Ces durées se calculent en principe à compter de la clôture de l’exercice ou de la date du document, selon le texte applicable. En cas de doute sur le point de départ, demandez à votre expert-comptable.

Les autres documents de l’entreprise

Au-delà des factures, chaque catégorie de documents obéit à ses propres règles. Plutôt que de retenir une liste de délais, retenez les grandes familles et vérifiez la durée exacte au moment de mettre en place votre plan d’archivage.

• Documents comptables (livres, grand livre, bilans, pièces justificatives) : 10 ans au titre du Code de commerce.
• Documents fiscaux (déclarations, justificatifs d’impôts et de TVA) : au minimum le délai de contrôle fiscal, à rapprocher du délai comptable.
• Documents sociaux et de paie (bulletins de salaire, registre du personnel, déclarations sociales, contrats de travail) : les durées varient selon le document et peuvent être longues ; certaines pièces ont intérêt à être gardées bien au-delà du départ du salarié. Vérifiez chaque catégorie sur entreprendre.service-public.fr.
• Documents juridiques de la société (statuts, procès-verbaux d’assemblée, registres) : à conserver durablement, au moins aussi longtemps que la société existe.
• Contrats commerciaux (clients, fournisseurs, prestataires) : au moins pendant la durée du contrat, puis le temps d’une éventuelle action en justice.

Ces règles évoluent et dépendent parfois de votre activité ou de votre convention collective. Vérifiez-les à jour sur service-public.fr et avec votre expert-comptable.

Archiver en numérique : ce qui est admis

Les factures nées numériques

Une facture émise ou reçue sous forme électronique se conserve sous sa forme électronique d’origine. Imprimer un PDF reçu par e-mail et jeter le fichier n’est pas la bonne pratique. Avec la généralisation de la facture électronique obligatoire, cette règle va concerner la quasi-totalité des factures entre entreprises.

Les factures papier numérisées

La numérisation des factures papier est admise sous conditions : copie fidèle à l’original, procédé garantissant l’intégrité du fichier, conservation dans des conditions permettant de la consulter et de la restituer. Les modalités techniques sont précisées par l’administration fiscale ; consultez impots.gouv.fr avant de détruire des originaux papier.

Les qualités d’un bon archivage

Quel que soit l’outil, un archivage fiable doit garantir :

1. l’intégrité : le document ne doit pas pouvoir être modifié sans que cela se voie ;
2. la lisibilité dans la durée : format ouvert ou courant, qu’on pourra encore ouvrir dans dix ans ;
3. la disponibilité : vous devez pouvoir retrouver et présenter rapidement une pièce lors d’un contrôle ;
4. la sécurité : accès limité aux personnes autorisées, copies de sauvegarde.

Sur ce dernier point, un archivage qui repose sur un seul support est fragile. La règle de sauvegarde 3-2-1 s’applique aussi à vos archives.

Attention aux outils en ligne

Si vos factures sont stockées uniquement dans un logiciel en ligne, que se passe-t-il si vous changez d’outil ou si l’éditeur disparaît ? Vérifiez que vous pouvez exporter l’ensemble de vos documents dans un format exploitable. Les clauses à surveiller sont détaillées dans notre article sur le contrat SaaS et la réversibilité des données.

Ne pas tout garder indéfiniment

Les documents qui contiennent des données personnelles (fichiers clients, dossiers de candidats, données de salariés) ne doivent pas être conservés au-delà de ce qui est nécessaire. Le RGPD impose de fixer une durée de conservation pour chaque traitement, puis de supprimer ou d’archiver les données. Les recommandations de la CNIL sur ce sujet sont disponibles sur cnil.fr, et notre article RGPD dans une TPE : par où commencer vous aide à poser les bases.

Mettre en place un plan de conservation simple

Un tableau suffit pour démarrer :

Remplissez-le avec votre expert-comptable, faites le point une fois par an et détruisez de façon sûre ce qui a dépassé sa durée : broyage pour le papier, suppression définitive pour le numérique.

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